LAS ORGANIZACIONES Y LA ADMINISTRACIÓN

DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN:

Es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de la planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal, dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un ambiente en el cual la persona se pueda desempeñar entusiastamente en conjunto con otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y eficiencia y lograr así fines determinados.

DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN:

La organización es la parte de la administración que supone es establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para los cumplimientos de las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esa tarea.

CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES

FUENTE: Escuela tecnica ORT:Gestion Administrativa

Ø  Son sistemas sociales: Las organizaciones deben considerarse como un sistema social porque están formadas por individuos, desarrolladas en un marco en particular, con objetivos ligados por procesos y funciones que deberían permanecer en equilibrio y comunicación, determinando distintos subsistemas. Estos elementos están relacionados entre si, de forma tal que el cambio o la modificación en alguno de ellos provocará alteraciones en los restantes.

Ø  Perduran en el tiempo: Las organizaciones pueden proyectarse o no por un tiempo mayor que la vida de quienes fueron sus creadores.

Ø  Son complejas: Los cambios permanentes en todos los ámbitos, hacen que la forma de actuar dentro de las organizaciones sea cada vez más sofisticada, originando nuevas formas de operar. Cada organización realizará la división del trabajo de acuerdo con las distintas áreas funcionales.

Ø  Son dinámicas: Porque deben seguir los cambios que acompañan la evolución del hombre desde su origen hasta nuestros días. Su estructura, por lo tanto, es relativamente estable.

Ø  Son innovadoras: Las organizaciones al igual que las personas, deben ser creativas, a fin de recrear en forma permanente el medio en el cual se desarrollan, condicionado por los efectos de la globalización. Esto se debe a que los recursos humando van incorporando influencias de su entorno, se van identificando con esa organización.

Ø  Aplican la división del trabajo: Las organizaciones tratan continuamente de alcanzar la eficiencia, poniendo énfasis en la división del trabajo a fin de obtener mayores beneficios. Todas las áreas deberán trabajar armoniosa y coordinadamente a fin de poder actuar sinérgicamente. 

Ø  Son personas jurídicas: Las organizaciones se consideran personas jurídicas o de existencia ideal. Son, por lo tanto, capaces de adquirir derechos y de contraer obligaciones. Están representadas por administradores que desempeñan un cargo o rol.

Ø  Persiguen la eficiencia: Todos los entes deben ser eficientes. Esto significa que deben obtener un máximo rendimiento en cuanto a calidad y cantidad con un bajo costo o gasto de recursos (relación costo-beneficio).

TIPOS DE ORGANIZACIONES:

1) Según su formalidad 

Formales: estas organizaciones poseen sistemas y estructuras oficiales y definidas para el control, las decisiones a tomar y la comunicación. Esto lo que permite es la definición explícita de cómo y dónde se separan las actividades y personas, así como también cómo se las reúne nuevamente.

Informales: en ellas existen medios no oficiales influyentes en la toma de decisiones, el control y la comunicación.

Generalmente en una organización suelen convivir ambas características, aunque una predomine sobre la otra.

2) Según el grado de centralización

Descentralizadas: en este tipo de organizaciones la autoridad es delegada lo mayor posible a lo largo de la cadena de mando.

Centralizadas: a diferencia de las anteriores, en estas organizaciones la autoridad de toma de decisiones está concentrada en el sector superior. A los niveles inferiores se les delega muy poca autoridad.

3) Según los fines

Sin fines de lucro: son aquellas organizaciones que no persiguen utilidades o ganancias por medio de sus actividades. Los objetivos por los que se crean tienen que ver con desempeñar algún rol o función dentro de una sociedad determinada. Aquí no sólo se ubican las organizaciones no gubernamentales, mejor conocidas como ONG, sino también las iglesias, los servicios públicos y el ejército, entre otros.

Con fines de lucro: este tipo de organizaciones, también conocidas bajo el nombre de empresas, buscan justamente adquirir ganancias o utilidades, para sus accionistas o propietarios, por medio de las actividades que realizan o roles que desempeñan en una determinada sociedad.

PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES DE FAYOL

ü  División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas específicas a cada una de las partes de la organización.

ü  Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.

ü  Unidad de Mando: Una persona debe recibir órdenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única.

ü  Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.

ü  Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización.

ü  Jerarquía o Cadena Escalar: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón más alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN:

v  Estrategia: Metas de la organización y la manera como se está buscando.

v  Estructura: División y agrupamiento de tareas, autoridades y responsabilidades.

v  Sistemas: Condiciones y acuerdos relacionados con la manera en que se manejas los procesos y flujos.

v  Cultura: La suma combinada de las opiniones individuales, valores compartidos y las normas de las organizaciones.

TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN

La teoría organizacional comprende el estudio comparativo entre la teoría clásica, la escuela estructuralista, el enfoque sistemático, el enfoque contingente y en general de todas las corrientes que estudian a las organizaciones.

La teoría general de la administración es el campo del conocimiento humano que se ocupa del estudio de la administración en general.  La TGA se encarga del estudio de las organizaciones.

 La TGA estudia la administración de las empresas y demás tipos de organización desde el punto de vista de interacción e interdependencia entre las cinco variables principales que son: Tarea, Estructura, Personas, Tecnología y  Ambiente.

El comportamiento de estas se sistemático y complejo, cada cual influencia y es influenciado por los otros componentes.  La modificaciones en uno de ellos provoca modificaciones en mayor o menor grado en los demás.

MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN:

OPERATIVOS: Trabajan en cualquier tarea o trabajo sin tener que supervisar personas.

ADMINISTRADORES: Dirigen actividades de otros.

• 1a. línea: Supervisores, planta capataz y equipo atlético entrenador.
• Nivel medio: Jefe de departamento, líder de proyecto, jefe de unidad, administrador de distrito.
• Nivel alto: Vicepresidente, presidente canciller, director administrativo, etc.

SISTEMA: Es una unidad como una empresa.  Es decir es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí para el logro de los objetivos.

Cualquiera que sea el nivel que ocupe el dirigente dentro de un organismo social tendrá determinado grado de responsabilidad en la administración del organismo. 

Todo dirigente de un grupo al tratar de lograr los objetivos con la colaboración de otros se convierte en administrador profesional. 

El empírico se guía por su experiencia, conocimientos, filosofía, para dirigir al grupo.  Su administración puede ser deficiente o eficiente. 

Debe de poseer un conjunto de conocimientos sistematizados para planear, organizar, dirigir y controlar las actividades del grupo con el fin de lograr los objetivos. 

El estudio de la administración sirve para que la persona pueda lograr sus objetivos personales mejorando sus actos administrativos.

 La administración comprende la interrelación de hombres y recursos para el logro de los objetivos.  Existe una dirección hacia objetivos a través de personas mediante técnicas y dentro de una organización de ahí se utiliza el proceso administrativo para todo esto de donde se deriva una serie de pasos interrelacionados que llevan a una función.

La administración es el subsistema dentro del sistema organizacional, que comprende a toda la organización y es la fuerza que enlaza a todos los demás subsistemas.

UNA ORGANIZACIÓN COMPRENDE LA COORDINACIÓN DE :

a) Recursos materiales, humanos y financieros para el logro de los objetivos.

b) Relacionar a la organización con su ambiente y responder a las necesidades de la sociedad.

c) Desarrollar un clima organizacional en el que el individuo pueda alcanzar sus fines individuales y colectivos.

d) Desempeñar ciertas funciones específicas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, organizar, instrumentar, y controlar.

e) Desempeñar varios roles interpersonales de información y descripción.