ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: ORGANIZACIÒN

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. 

DEFINCIONES

Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa.

Melinkoff (1987), con relación al título del escrito la define como el proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas y  mecanismos de medida u actuación).

PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN.

Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente en el acto de construir una organización. Desde el periodo clásico de la administración se han establecido quince principios que deben observarse al organizar una empresa o institución según Melinkoff (op cit),  se pueden enumerar en orden jerárquico de la siguiente manera.

1. Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio, la organización debe establecer los fines permanentes o (teología) hacia los cuales se encamina la organización. Estos fines ayudaran a estructurar en forma  adecuada a la empresa o institución. En la actualidad, diversos enfoques de la administración  denominan misión  a esta constelación a fines mas generales y permanentes. Así se habla de la misión de la universidad, de la misión del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, etc.

2.  Principios de los canales de Supervisión bien definida: según este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor.

3.  Principio del espacio control: de acuerdo con este  principio, se debe establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el numero de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los subordinados, el medio ambiente físico.

4. Principio del equilibrio dirección-control: este principio establece que, a medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para sí el control de funcionamiento de la organización sea total o de la parte de ésta que delegue.

5.  Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con este principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la  autoridad delegada.

6.  Principio de fijación de responsabilidades: este principio establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.

7.  Principio de la selección y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.

8.  Principio de la excepción: se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico correspondiente.

9.  Principio de identificación: este principio establece que todos los actos o hechos que  se sucedan o que sea susceptibles   de suceder  en la institución y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificación adecuada, para evitar confusiones con otras hechos  o cosas semejantes.

10.  Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo sólo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo.

LAS HERRAMIENTAS O INSTRUMENTOS METODOLÓGICOS DE LA ORGANIZACIÓN.

Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los organigramas y manuales.

Los organigramas: una organigrama es la representación gráfica que muestra como están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna  de una institución o empresa. Esté permite  conocer  la ubicación que se da de lo9s distintos departamentos, secciones, oficinas, etc, que conforman la institución. El organigrama describe graficamanete la división del trabajo que se establecerá  y la relación  que se dará entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas que representan los canales de supervisión  coordinación o y comunicación que existirá en la institución.

VENTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS:

1. Muestran la posición de cada departamento  en la estructura interna de la organización.
2. Señalan la interrelación  o enlace que debe existir  entre cada departamento y sección de la organización.
3. Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización, dirección y control.
4.  Dejan claramente definidas las líneas de mando  y de responsabilidad de la organización.
5. Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen las coordinaciones dentro de la organización.                           
6. LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas deben ser realizadas. El propósito fundamental de los manuales es el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organización, así como instruir al personal  sobre los objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la institución.

IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

La importancia del manual administrativo reside  en el hecho de suministrar información para la acción al servir de guía para la ejecución del trabajo. A su vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisión y el mejor desempeño de los ejecutivos.

Clasificación de los manuales administrativos.

Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías:

1)    Manuales de organización.

2)    Manuales de políticas.

3)    Manuales de sistemas y procedimientos.

EL PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN.

El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica  más eficiente  y eficaz, utilizando los principios científicos  de la administración. Una buena organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:

1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organización.
2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas   actividades o funciones a realizar por la institución.
3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción  de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización.
4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.
6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.
7. Identificar y cuantificar los recursos materiales  necesarios para la ejecución de las actividades.
8. Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la organización.